Переход на электронные перевозочные документы — проект на несколько недель. Вот как работать с ЭТрН компании, которая раньше оформляла бумагу.
1. Проанализируйте процессы. Определите, в каких ролях вы участвуете (грузоотправитель, перевозчик, экспедитор, получатель), какие потоки идут по договору перевозки, а какие — собственным транспортом или самовывозом.
2. Выберите оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса. Сравните: мобильное приложение для водителей, интеграцию с вашей учётной системой (1С, ERP, TMS), роуминг, тарифы, поддержку, работу офлайн.
3. Определите способ работы. Веб-кабинет подойдёт при небольшом потоке, интеграция через модуль или API — при десятках и сотнях рейсов в день.
4. Выпустите подписи и МЧД. УКЭП руководителя, УКЭП сотрудников с машиночитаемыми доверенностями, ПЭП или УНЭП для водителей.
5. Оснастите водителей. Смартфоны, установленное приложение, соглашения о ПЭП, короткая инструкция.
6. Согласуйте работу с контрагентами. Кто создаёт документ, у какого оператора подключены партнёры, как проходит приёмка на складах, как фиксируются расхождения. Внесите изменения в договоры поставки и перевозки.
7. Обновите внутренние регламенты. Кто и в какой срок подписывает титулы, как действовать при сбоях и отсутствии интернета, как хранятся документы.
8. Обучите персонал. Склад, диспетчерская, бухгалтерия, водители.
9. Проведите пилот. Запустите ЭТрН на одном-двух маршрутах, отладьте процессы и масштабируйте.

Для автомобильных перевозок перечень случаев, когда транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумаге, закреплён в приказе Минтранса России от 01.06.2026 № 262 и расширен приказом от 02.09.2026 № 391. Приказ действует с 1 сентября 2026 года до 1 сентября 2032 года, действующая редакция перечня применяется с 19 сентября 2026 года. Бумажный формат допускается, если:

1. Грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юридическое лицо, сведения о филиале или представительстве которого не внесены в государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных юридических лиц.
2. Перевозятся грузы военного назначения, где грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны, МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР или ФСО России.
3. Выполняется каботажная перевозка иностранным перевозчиком из государства — члена ЕАЭС.
4. Груз перевозится для личных, семейных, домашних нужд гражданина.
5. Произошёл технический сбой, не позволяющий передать сведения в ГИС ЭПД.
6. Нет доступа к интернету в населённом пункте, где оформляется документ.
7. Грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо.
8. Перевозятся драгоценные металлы и драгоценные камни.
9. Перевозка выполняется на территории, где введён режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения, либо проводится контртеррористическая операция.
10. Перевозятся специальные грузы.
11. Перевозятся периодические печатные издания.
12. Перевозится продукция военного или двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности.

Отдельными приказами Минтранса установлены исключения для экспедиторских документов, железнодорожных и авиационных накладных — они касаются, в частности, режима ЧС и военного положения, воинских перевозок, клиентов-физлиц и иностранных контрагентов.

Важный нюанс: исключения трактуются узко. Если ваша ситуация прямо не названа в приказе, накладная оформляется электронно.

Для компаний, работающих с ВЭД, важно разграничивать участки маршрута:

• Международный участок оформляется по правилам международных конвенций: CMR-накладная — в автоперевозках, авианакладная (в том числе e-AWB) — в авиаперевозках, накладные ЦИМ/СМГС — на железной дороге. Российские требования к ЭПД их не заменяют.
• Внутрироссийское плечо — например, доставка импортного груза от СВХ или пункта таможенного оформления до склада получателя наёмным транспортом по договору перевозки с российскими участниками — подпадает под общие правила, то есть требует ЭТрН.
• Иностранный отправитель или получатель, сведения о филиале или представительстве которого не внесены в реестр аккредитованных филиалов, — основание для бумажной накладной по приказу № 262. Но если в перевозке по России отправителем выступает российский импортёр или экспедитор, это исключение не применяется.
• Продукция военного или двойного назначения во внешнеторговой деятельности — самостоятельное основание для бумажной накладной, добавленное приказом № 391. Для части импортёров это снимает необходимость перестраивать документооборот.

Схема документов зависит от того, кто указан грузоотправителем и грузополучателем на конкретном плече. При организации импорта «под ключ» EASTEX выстраивает документооборот так, чтобы каждое звено цепочки — от иностранного поставщика до вашего склада — было оформлено корректно.

Штрафы на дороге

За управление транспортным средством без транспортной накладной ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф 500 рублей. С 1 сентября 2026 года надлежащей накладной считается электронная (кроме случаев из приказов № 262 и № 391), поэтому бумажный документ вне исключений формально равен отсутствию накладной.

Мораторий

Президент поручил МВД России и Ространснадзору обеспечить, чтобы с 1 сентября 2026 года по 1 марта 2027 года при выявлении бумажной накладной вместо электронной участнику перевозки объявлялось устное замечание (перечень поручений от 19.07.2026 № Пр-1784). Отдельных опубликованных актов этих ведомств во исполнение поручения пока нет, поэтому рассчитывать на мораторий как на гарантию не стоит. Обязанность оформлять ЭПД он в любом случае не отменяет.

Штрафы для экспедиторов

С 1 марта 2026 года экспедиторы обязаны состоять в реестре на платформе «ГосЛог» (приём уведомлений шёл до 30 апреля 2026 года). За работу без включения в реестр ст. 11.14.3 КоАП РФ (в редакции закона от 31.07.2025 № 281-ФЗ) предусматривает штраф: для граждан от 3 до 5 тыс. рублей, для юридических лиц от 100 до 300 тыс. рублей. За повторное нарушение — от 5 до 10 тыс. и от 500 тыс. до 1 млн рублей соответственно. Минтранс разъяснял, что не будет штрафовать тех, кто своевременно подал уведомление, но не был внесён в реестр по независящим от него причинам.

Налоговые риски — главная угроза

Штраф в 500 рублей за рейс — не самое неприятное последствие. Транспортная накладная подтверждает факт перевозки и реальность хозяйственной операции. Расходы по налогу на прибыль должны быть документально подтверждены документами, оформленными по законодательству РФ (ст. 252 НК РФ). Если с 1 сентября 2026 года закон требует электронную накладную, а у компании есть только бумажная вне исключений, налоговый орган может поставить под сомнение расходы на доставку и вычет НДС. Эксперты оценивают этот риск как основной, и мораторий на административные штрафы его не снимает.

• Скорость. Документы приходят за секунды, не нужно ждать возврата подписанных экземпляров от водителей и получателей.
• Экономия. Нет затрат на печать, курьеров, архивное хранение бумаги.
• Меньше ошибок. Данные подтягиваются из учётных систем, форматы контролируются автоматически.
• Прозрачность. Статус рейса и подписи участников видны в реальном времени.
• Быстрее закрытие периода. Бухгалтерия получает подтверждающие документы сразу после выгрузки.
• Надёжность в спорах и проверках. Электронный документ с подписями и временными метками сложно утерять или оспорить.

ЭПД хранятся не менее пяти лет после отчётного года, в котором документ в последний раз использовался для составления отчётности: этого требуют ст. 29 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Документы хранятся в трёх местах: у самой компании (в учётной системе или архиве), у оператора ИС ЭПД и в ГИС ЭПД. Тем не менее рекомендуется выгружать и сохранять документы в собственном архиве: при смене оператора доступ к истории может быть ограничен.

• Сотрудник подписывает без МЧД или МЧД не содержит полномочий на перевозочные документы — подпись не будет признана.
• Водитель подписывает Т2 до фактической сверки груза — при последующей недостаче спорить сложно.
• Получатель не подписывает Т3 — документооборот зависает, у поставщика нет подтверждения доставки.
• Использование бумаги «на всякий случай» при отсутствии связи на трассе — это не входит в исключения.
• Оформление ЭТрН там, где она не нужна (перевозка своим транспортом своего груза) — лишние затраты.
• Нет регламента на случай сбоя — водители и склад действуют по-разному.

Переход на ЭПД — часть более широкой цифровизации грузоперевозок. На платформе «ГосЛог» с 1 марта 2026 года ведётся реестр экспедиторов, а с 1 марта 2027 года планируется запуск реестра автомобильных перевозчиков грузов. Экспедиторы, включённые в реестр, обязаны работать с перевозочными документами в электронном виде и хранить сведения о договорах. Вместе с ГИС ЭПД это даёт государству сквозную прозрачность перевозок — от заказа до приёмки груза.

EASTEX включена в реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог». Для клиента это снимает вопрос проверки контрагента: перевозочные документы по нашим заказам оформляются в электронном виде, а сведения о договорах хранятся так, как этого требует закон от экспедиторов, включённых в реестр.

ЭТрН с 1 сентября 2026 года — не эксперимент, а обязательная норма для всех, кто перевозит грузы по договору перевозки. Грузоотправитель оформляет накладную, перевозчик и водитель подписывают приём и выдачу груза, грузополучатель подтверждает получение. Мораторий до 1 марта 2027 года — это время, чтобы спокойно отладить процессы, а не повод откладывать переход: налоговые риски действуют уже сейчас.

EASTEX организует международную доставку и таможенное оформление грузов под ключ и выстраивает документооборот на каждом этапе — от международной накладной до электронной транспортной накладной на доставке по России. Оставьте заявку — менеджер рассчитает стоимость и подскажет оптимальную схему оформления для вашего груза.